Seit dem 1. Januar 2020 werden bundesbehördliche Dokumente an Unternehmen elektronisch zugestellt. Die Dokumente müssen täglich oder wöchentlich im Unternehmensserviceportal (USP) manuell abgerufen, abgespeichert und per E-Mail oder als Ausdruck verteilt werden. Jede Menge zusätzlicher Aufwand. Allerdings ist es möglich, am USP eine Schnittstelle zur automatischen Abholung der behördlichen Dokumente zu nutzen. Sobald diese Option aktiviert ist, kann für jeden Mandanten ein Zertifikat für die Anmeldung und Authentifizierung am USP erstellt werden.
Hier docken wir mit unserer Software an. Via Web-Schnittstelle werden die Dokumente zu einem definierten Zeitpunkt vom Unternehmensserviceportal abgeholt. Und nicht nur das: Die Belege werden im Dokumentenmanagementsystem abgelegt, automatisch indexiert und im Workflow für die digitale Prozessabwicklung zur Verfügung gestellt. Die Indexierung der einzelnen Dokumente erfolgt aus den mitgelieferten Standardinformationen des abgefragten USP-Eintrags. Detailinformationen können über eine kundenindividuelle Implementierung nachindexiert werden.
Die digitale Prozessabwicklung im Workflow variiert je nach Dokumententyp, wie die nachfolgenden Anwendungsfälle zeigen. Zugeteilt werden die Dokumente manuell, nachdem sie der zuständige User gesichtet hat.
Zusammengehörige Dokumente legt das System in elektronischen Akten ab. Belege oder zusätzliche Unterlagen kann man ganz einfach über die im Archiv hinterlegte drag&drop-Funktion zuordnen. Für Anmerkungen steht eine digitale Stempelfunktion zur Verfügung. Weiteres praktisches Feature: Zu jedem Prozess kann ein Journal generiert und archiviert werden.
Für detaillierte Fragen stehen wir gerne zur Verfügung!
Ihr IGS Team
